2010年1月28日 星期四

ZDNet Taiwan - IT您累了嗎?快讓Exchange Server 2010幫您減輕負擔

在企業營運當中,IT部門每一天需要支援使用者的事件多如鴻毛,其中又以E-mail信箱相關問題的支援程度最為頻繁,如此不僅讓IT部門的價值與生產力直直落,對於企業整體的競爭力也將在無形當中受到影響。本文將告訴您如何來找出與消滅潛藏在這IT維運中的無形殺手。

過去企業訊息平台的管理工作一直以來都是IT部門的沉重負擔,一份根據知名Ferris研究機構在2008年6月針對136家企業所進行的調查,發現企業每一年平均所花費在一個E-mail信箱的支援成本大約是20塊美金,從這個數據中我們不難體認到這樣的結果,主要是因為對於每一天E-mail信箱的維護而言,無論大大小小的相關工作都需要在IT部門人員的協助下才能夠進行,以致於IT人員沒有更多餘的時間運用在更有價值的事物上所致。

讓我們舉個簡單的例子來說明。在台灣一家專門生產LCD面板的光電公司,旗下擁有E-mail信箱的員工有300人次,雖然目前公司在資訊建設與資訊管理的各項制度上都已相當完善,但是公司長年以來在IT支援成本的投資上卻不斷逐年攀高。在隨著企業營運的持續成長過程當中,即便IT部門的不斷擴編仍然無法解決問題的核心。經過一番詳細的調查與討論之後,發現單單以在使用者E-mail信箱相關聯的支援事件,最常見就有以下幾點:

* 任何員工的個人資料需要修改,例如:通訊地址、電話
* 使用者人事異動,員工職務資料與通訊錄位置需要修正
* 任何使用者提出需要追蹤某一封郵件寄送狀況
* 各部門或是分公司的某一位員工E-mail信箱配額需要調整
* 稽核人員需要對於員工的E-mail信箱進行法規遵循探索

上述這一些IT支援事件相信同樣也在所有企業IT維運中,持續不間斷的發生在每一天工作當中,然而這一些有關於使用者E-mail信箱的IT支援事件,在如今許多不同企業的組織架構中,恐怕仍只是冰山一角而已。

由此可見目前許多IT工作者並沒有太多剩餘的時間,來發現與建立針對提升企業整體營運績效與競爭力的解決方案,最終產生的普遍結果往往是上頭老闆的不諒解,以及用戶端同仁的埋怨,而對於經常加班熬夜苦撐的自己卻只能啞口無言的面對,最終所影響的層面甚至於蔓延至個人的家庭生活。

既然E-mail信箱是企業員工每一天工作當中最重要的資訊工具,那麼直接先從降低這方面的支援成本著手肯定是可以立即看見效益的。

Microsoft從Exchange 2010這個版本開始,將透過全新的授權管理機制大幅減少IT部門的支援需求。使用者將可以在無需IT人員的協助下,透過自助式的簡易管理操作介面,輕鬆完成自己全責範圍內的管理工作,如此一來相對的IT人員也將會擁有更多的寶貴時間,使用在對於企業、組織IT營運中更具價值與生產力的事務上。

如何落實降低IT支援成本的目標

想要真正達成IT部門在降低使用者E-mail信箱的支援成本目標,目前只要透過一項在全新Exchange Server 2010中的角色基礎管理機制(RBAC),便可以使得許多原先都需要在IT人員的協助下才能夠完成的工作(例如:法規稽核、通訊錄更新、信箱配額設定 ... 等等),現在都只需要讓經過授權的一般使用者透過全新ECP的自助式網頁介面(如圖1所示),他們就可以自行輕鬆搞定了。

ECP管理介面

ECP管理介面
圖1 ECP管理介面

若從技術管理的層面來了解,究竟這一項足以讓企業IT支援成本大幅降的角色基礎的管理機制(RBAC),有甚麼樣的管理功能可以協助IT部門達成這一項目標呢?以下就讓我們舉幾個常見的授權管理需求:

* 讓一般員工可以自行透過自助式的網頁(ECP)連線修改個人的通訊資料。
* 讓一般員工可以自行從自助式的網頁(ECP)連線,加入公開的通訊群組,但是必須經過該通訊組的擁有者核准。
* 讓各部門員工的信箱屬性管理,由各部門特定的使用者來負責維護,並且無法管理指定部門以外的E-mail設定。
* 讓法規稽核人員可以探索整個企業或特定事業群、部門、Exchange伺服器、通訊群組的郵件訊息內容,並且無法探索指定範圍內以外的E-mail信箱內容。

結 論

過去許多關於E-mail信箱的支援皆須要完全依賴IT人員的協助,並且還得讓這一些使用者透過複雜的處理程序與難以上手的管理工具,來達成本身職責所在的各項管理需求,不僅讓企業的營運無形中增加了不必的成本,更是大幅降低了員工產值。如今只要選擇全面導入最新的Exchange Server 2010,這一些問題都將一掃而空。"

來源閱讀